Early Check In adalah istilah dalam dunia perhotelan yang merujuk kepada proses check in yang lebih cepat dari jadwal seharusnya. Seperti yang kita tahu, jadwal check in di hotel biasanya dimulai dari jam 2 atau jam 3 sore.
Nah, dengan fasilitas early check in ini tamu hotel bisa check in lebih dulu, entah itu jam 1, jam 10, atau bahkan dari jam 7 pagi sekalipun. Fasilitas early check in ini tentu sangat berguna untuk tamu yang datang lebih cepat atau tamu yang ingin beristirahat lebih panjang.
Jika kamu juga ingin mendapatkan fasilitas early check in tersebut, terdapat beberapa langkah yang harus kamu lakukan. Apa sajakah itu? Berikut saya akan membahas langkah-langkah cara mendapatkan early check in dari hotel.
Langkah pertama yang harus kita lakukan adalah menelpon pihak hotel. Sangat disarankan untuk menelpon sebelum kedatangan kita ke hotel. Atau lebih baik lagi jika kita menelpon sehari sebelumnya agar pihak hotel bisa mempersiapkan permintaan kita dengan baik
Saat menelpon beri tahu pihak hotel terlebih dahulu mengenai identitas kita. Selanjutnya sampaikan keinginan kita untuk melakukan early check in saat kedatangan kita ke hotel nanti. Kita juga bisa menyebutkan di jam berapa kita ingin melakukan early check in tersebut.
Setelah kita menyampaikan permintaan tersebut, pihak hotel biasanya akan melakukan pengecekan terlebih dahulu mengenai ketersediaan unit dan lainnya. Setelah itu, pihak hotel akan memberikan jawaban untuk permintaan kita. Ada 4 kemungkinan jawaban yang akan diberikan pihak hotel, yaitu:
Kemungkinan pertama dan yang paling kita inginkan tentu saja hotel mengabulkan permintaan early check in sesuai dengan jam yang kita inginkan. Biasanya kondisi ini terjadi di saat low season sehingga okupansi hotel tidak terlalu tinggi.
Kemungkinan selanjutnya adalah pihak hotel menyetujui permintaan early check in kita, namun mereka yang menentukan dari jam berapa kita bisa melakukannya. Kebanyakan hotel memang memiliki kebijakan early check in hanya 1 atau 2 jam sebelum waktu check in reguler saja.
Tidak semua hotel bisa memberikan fasilitas early check in secara gratis. Beberapa hotel akan mengenakan biaya tambahan jika kita ingin melakukan early check in, terutama saat high season atau jika kita meminta early check in lebih dari 2 jam.
Kemungkinan terakhir yang sering terjadi adalah hotel menolak permintaan early check in kita. Penolakan ini biasanya diakibatkan karena tidak adanya kamar hotel yang tersedia terutama di saat high season alias musim liburan.
Jika permintaan early check kita disetujui oleh pihak hotel, maka selanjutnya kita tinggal datang ke hotel sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan. Kita tinggal menuju ke resepsionis lalu memberitahu petugas resepsionis perihal permintaan early check in kita.
Setelah itu kita tinggal melakukan proses check in seperti biasanya seperti mengisi data diri dan menyerahkan dokumen persyaratan untuk check in. Setelah semua proses administrasi selesai, kita bisa langsung menuju ke kamar dan beristirahat.
Sebagai informasi, kita juga bisa meminta fasilitas early check in langsung saat tiba di hotel. Namun biasanya kemungkinan permintaan kita disetujui lebih kecil dibanding memintanya lewat telepon terlebih dahulu.
Langkah yang terakhir ini hanya berlaku jika kita mengambil opsi early check in yang berbayar. Beberapa hotel akan meminta pembayaran tersebut diselesaikan saat check in, namun ada juga yang akan menagihnya saat proses check out.
Jika kita ingin mendapatkan fasilitas early check in setiap kali menginap di hotel, cobalah untuk mengikuti program membership dari hotel tersebut. Banyak hotel yang memberikan fasilitas early check in ini sebagai reward untuk para membernya.
Sebagai contoh, hotel yang bernaung di jaringan Accor akan memberikan fasilitas early check in atau late check out gratis untuk member di level Gold ke atas. Selain fasilitas early check in, tentunya kita juga akan mendapatkan benefit lainnya jika menjadi member dari sebuah hotel tersebut.
